+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Номенклатура дел разновидности исходящих писем

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Составляем номенклатуру дел на следующий год

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет.

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную индивидуальную. Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.

Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная индивидуальная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия структурного подразделения. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия.

Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие.

Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При составлении конкретных индивидуальных номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения.

Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 2, 3 и т.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия, например:. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы.

После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы. Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.

Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:. В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость.

В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения — постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов в канцелярии или у секретаря.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам. В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов например, акты, приказы, контракты. В дело помещают только исполненные документы подлинники или заверенные копии , оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные возвращают на доработку , подлежащие возврату, черновики, размноженные копии например, на ксероксе.

Дело не должно содержать более листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты договора с работниками.

Приказы по основной производственной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия личные дела, личные карточки формируются по алфавиту фамилий сотрудников. При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3года. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.

Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Не менее важная задача делопроизводства — это организация регистрации учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий.

Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ Единая государственная система документационного обеспечения управления , с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.

Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных. Экспертиза ценности документов — отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭПК.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения ; при направлении документа в дело. Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.

Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Глава 2. Номенклатура дел

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Выберите из списка группы документов, которые не относятся к группам входящей, исходящей и внутренней документации:. Кропоткина, 44, , г. Минимальное количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек в организациях с большим документооборотом составляет:.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Их явно оставлять надо, так как на их основании пишутся приказы. А где можно посмотреть образец протокола заседания экспертной комиссии? Читайте, много интересного — документов, сроков хранениня и статей. И у переписки сроки другие уже.

Номенклатура дел разновидности исходящих писем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т. Внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания утверждения. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания для документов, не подлежащих утверждению ; — утверждения для документов, подлежащих утверждению ; — заседания или принятия решения для протоколов ; — события для актов.

Оформление номенклатуры дел организации

Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел , теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением или как же заполнить графы формы. Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы — это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства. Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию актуально особенно для крупных организаций. Индекс дела графа 1 состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, где, 01 — секретариат, 12 — любой номер дела в секретариате , где, 04 — юридический отдел, 25 — любой номер дела в юридическом отделе и т.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

.

.

.

Давайте на примере номенклатуры дел организации познакомимся с Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов), Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем · Как.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Кондратий

    Там ещё появилась мебалька ютуба, верно Тарас?